Pla de Mesures Antifrau de la UdL

Pla de Mesures Antifrau de la UdL

U

PLA DE MESURES ANTIFRAU DE LA UNIVERSITAT DE LLEIDA

ÍNDEX

• Preàmbul
• ……………….. Pàg. 2
• A. DEFINICIÓ, ABAST I OBJECTIUS DE LA POLÍTICA ANTIFRAU
• ……………….. Pàg. 2
• B. MESURES PREVENTIVES
• ……………….. Pàg. 5
• C. MESURES DE DETECCIÓ
• ……………….. Pàg. 8
• D. INVESTIGACIÓ, CORRECCIÓ I ACTUACIÓ JUDICIAL
• ……………….. Pàg. 9
• E. LA COMISSIÓ ANTIFRAU
• ……………….. Pàg. 10
• F. REVISIÓ DE LA POLÍTICA ANTIFRAU
• ……………….. Pàg. 12
• Annex. MODEL DE DECLARACIÓ SOBRE LA POLÍTICA ANTIFRAU
• ……………….. Pàg. 12

Preàmbul

D’acord amb les exigències de la Unió Europea, la Universitat de Lleida es compromet a mantenir un alt nivell de qualitat jurídica, ètica i moral i a adoptar els principis d’integritat, imparcialitat i honestedat, i té la intenció de demostrar la seua oposició al frau i la corrupció en l’exercici de les seues funcions, i s’espera que tots els membres del seu personal també assumeixin aquest compromís.

L’objectiu d’aquesta política és promoure una cultura que exerceixi un efecte dissuasiu sobre qualsevol tipus d’activitat fraudulenta, que faci possible la seua prevenció i detecció i que permeti desenvolupar procediments per facilitar la investigació del frau i els delictes relacionats i assegurar que aquests casos s’aborden adequadament i en el moment oportú.

A. DEFINICIÓ, ABAST I OBJECTIUS DE LA POLÍTICA ANTIFRAU

El terme política antifrau es refereix a les mesures de prevenció, detecció, correcció i persecució del frau, la corrupció i el conflicte d’interessos en una empresa o institució.

La política antifrau abasta el compliment dels requisits legals d’antifrau i anticorrupció, amb els quals s’espera que tots els/les empleats/des i membres dels òrgans de govern actuïn amb integritat en l’exercici de les seues funcions, que garanteixin l’ús adequat dels recursos de la Universitat per prevenir el frau i la corrupció i que promoguin activament entre tots els/les empleats/des, clients, col·laboradors externs, contractistes, proveïdors de béns i serveis, entitats vinculades i altres agents, una cultura de lluita contra el frau.

La Universitat de Lleida aplica una política de tolerància zero al frau i la corrupció.

Qualsevol cas de frau, presumpció de frau o intent de frau, pràctica corrupta o pràctica col·lusòria ha de ser objecte d’una investigació exhaustiva i s’ha de tractar adequadament.

Amb aquesta finalitat, la Universitat ha de:

a) Assegurar un bon model de governança i el comportament ètic.

b) Oferir formació i comunicació adequada sobre el frau i la corrupció.

c) Implementar, mantenir i revisar sistemes i procediments, i controls efectius i eficaços de prevenció del frau.

d) Assegurar-se que es faran investigacions diligents en cas de denúncia de frau.

e) Adoptar mesures disciplinàries i, quan correspongui, accions legals en l’àmbit penal, en cas de frau.

f) Crear una Comissió Antifrau, amb la funció de prevenció, detecció i correcció del frau.

La política antifrau inclou mesures preventives, de detecció i d’investigació i correcció de les conductes de frau.

Definicions:

Irregularitat: qualsevol infracció d’una disposició del dret comunitari o nacional relativa a un acte o omissió per part d’un operador econòmic que tingui o tindria l’efecte de perjudicar el pressupost de la Universitat, ja sigui reduint o suprimint els ingressos procedents dels recursos propis rebuts directament en nom de la Universitat, ja sigui mitjançant una despesa indeguda (article 1 del Reglament 2988/95, relatiu a la protecció dels interessos financers de les Comunitats Europees).

Risc d’irregularitat: possibilitat que es produeixi qualsevol pràctica negligent, per acció o omissió, contrària a la norma legal o reglamentària, que tingui com a efecte un perjudici en el pressupost de la Universitat de Lleida.

Frau: qualsevol acció intencionada o omissió relacionada amb:

a) l’ús o la presentació de declaracions o documents falsos, inexactes o incomplets que tinguin l’efecte de rebre o retenir indegudament fons o béns procedents del pressupost de despeses de la Universitat o reduir il·legalment els recursos del pressupost d’ingressos de la Universitat;

b) l’incompliment de l’obligació expressa de comunicar informació que tingui el mateix efecte;

c) el desviament d’aquests mateixos fons per a finalitats diferents d’aquelles per a les quals es van concedir en principi o l’ús indegut d’un benefici legalment obtingut, amb el mateix efecte. (Article 3 de la Directiva 2017/1371 del Parlament Europeu i del Consell sobre la lluita contra el frau que afecta els interessos financers de la Unió a través del dret penal)

Risc de frau: possibilitat que es produeixi qualsevol acció o omissió intencionada, contrària a la norma legal o reglamentària, que tingui com a efecte un perjudici pressupostari per a la Universitat de Lleida.

Corrupció: execució de transaccions voluntàries i il·legals entre dues parts (l’interessat o subornador i el seu client o subornat) amb un efecte perjudicial sobre un tercer (pot ser l’Administració o la llei), quan l’agent corrupte busca, en general, un benefici econòmic.

Risc de corrupció: possibilitat que un/a servidor/a públic/a (càrrec electe, de designació política o empleat/da públic/a) abusi de la seua posició institucional en benefici privat. Aquest benefici pot ser:

a) directe (per al/la servidor/a públic/a) o indirecte (per a qualsevol persona, física o jurídica, relacionada amb aquell/a);

b) present (benefici aconseguit ara) o futur (promesa o expectativa de benefici);

c) pecuniari o de qualsevol altra naturalesa (una promoció professional, informació privilegiada, etc.).

Conflicte d’interessos: situació en la qual es troba un/a treballador/a quan ha d’exercir el seu judici o discerniment professional per a la Universitat, o en nom d’aquesta –la qual legítimament confia en el seu judici–, i té un interès particular que podria interferir en l’exercici adient de la seua responsabilitat professional.

Delictes:

a) Prevaricació del funcionariat públic i altres conductes injustes: En una qüestió administrativa, emissió d’una decisió arbitrària o coneixement de la injustícia d’una decisió.

b) Abandonament del destí i omissió del deure de perseguir els delictes.

c) Infidelitat en la custòdia de documents i violació de secrets.

d) Suborn en benefici propi o d’un tercer:

Un/a funcionari/ària o autoritat pública rep o sol·licita, personalment o mitjançant una persona interposada, un regal, favor o remuneració de qualsevol tipus; accepta l’oferta o promesa per fer en l’exercici del seu càrrec un acte contrari als deures inherents a aquell o per no fer o endarrerir injustificadament el que ha de practicar.

e) Tràfic d’influències:

Un/a funcionari/ària o autoritat pública influeix en un/a altre/a funcionari/ària o autoritat pública aprofitant-se de l’exercici de les facultats del seu càrrec o de qualsevol altra situació derivada de la relació personal o jeràrquica amb aquest o amb un/a altre/a funcionari/ària o autoritat.

f) Malversació:

Una autoritat o funcionari/ària públic/a sostreu (o deixa que una tercera persona sostregui), destina a usos aliens a la funció pública o hi dona una aplicació privada, cabal o efecte públics que tingui al seu càrrec per raó de les seues funcions.

g) Exaccions il·legals:

Una autoritat o funcionari/ària públic/a exigeix el pagament d’impostos no autoritzats degudament, o drets superiors als que li són assenyalats en l’exercici de les seues atribucions.

h) Negociacions i activitats prohibides als/les funcionaris/àries públics/ques i abusos en l’exercici de la seua funció.

i) Apropiació indeguda:

L’autoritat o funcionari/ària públic/a que, intervenint per raó del seu càrrec en qualssevol dels actes de les modalitats de contractació pública o en liquidacions d’efectes o havers públics, es concerta amb els interessats o usa qualsevol altre artifici per defraudar qualsevol ens públic.

j) Administració deslleial:

La persona a qui se li han donat plens poders d’administració sobre un patrimoni, o que tingui facultats per fer-ho, el gestiona de manera no sols incorrecta sinó causant un perjudici econòmic al seu titular (o titulars).

B. MESURES PREVENTIVES

Formació i sensibilització del personal

S’inclourà una formació continuada en matèria de frau, tant teòrica com pràctica, per a tot el personal, per augmentar el nivell de consciència de la cultura antifrau, i per ajudar a identificar presumptes casos de frau.

Es duran a terme accions de sensibilització entre el personal davant del risc de frau, que es comunicaran per canals oficials i també a través de canals menys oficials, com ara butlletins informatius, cartells o intranets, o l’agenda de les reunions oficials.

Declaració de conflicte d’interessos del personal

Els expedients de despesa d’import superior a 15.000 euros, en el procediment de subvencions, o de 15.000 euros més l’IVA, en el cas del procediment de contractació, han d’incloure una declaració d’absència de conflicte d’interessos, en matèria de contractació pública i subvencions, dels/les treballadors/es amb responsabilitat d’emetre informes sobre les propostes (membres de la mesa de contractació i personal tècnic que fa l’informe) i de resoldre les adjudicacions.

Qualsevol situació de conflicte d’interès aparent, potencial o real ha de ser comunicat al rector o rectora.

Contractació

En matèria de contractació administrativa a la Universitat de Lleida, les actuacions han d’emmarcar-se en el que disposa el Codi ètic, de transparència i antifrau en matèria de contractació administrativa a la Universitat de Lleida.

Declaració d’adjudicataris de contractes d’obres, serveis i subministraments i receptors d’ajuts i subvencions

Els adjudicataris de contractes no menors i d’ajuts i subvencions d’import superior a 15.000 euros han de presentar una declaració responsable sobre el compliment de les lleis anticorrupció i el seu compromís d’assumir com a pròpia la política antifrau de la Universitat.

Un model d’aquesta declaració s’estableix en l’annex a aquest document.

Regals i obsequis

1. Queda prohibit oferir, prometre, prestar, donar, autoritzar o acceptar el lliurament de qualsevol regal, obsequi o atenció no considerada com a mostra de cortesia o atenció protocol·lària habitual a:

a) Qualsevol funcionari/ària o empleat/da.

b) Qualsevol persona física o jurídica (pública o privada) amb la finalitat d’influir indegudament en la decisió d’un/a empleat/da per obtenir o mantenir un negoci o qualsevol altre avantatge. Aquesta prohibició s’aplica independentment de si el pagament és per facilitar, agilitzar o accelerar els procediments.

No es considera irregular l’acceptació de:

a) Regals que no superin la quantitat de 60 euros. No es podran acumular regals de la mateixa persona física o jurídica quan la suma dels seus valors superi els 180 euros durant el període d’un any.

b) Els regals oficials o protocol·laris que puguin ser intercanviats o rebuts en l’exercici de càrrecs o missions institucionals, així com l’atenció emmarcada en esdeveniments públics o promocionals.

c) Les despeses de manteniment i allotjament i les atencions derivades de la participació en un acte públic o visita oficial per raó del càrrec, així com la participació o presència en presentacions, congressos, seminaris o actes similars de caràcter científic, tècnic o cultural.

d) Articles de propaganda o publicitat inferiors a la quantitat a què es refereix l’apartat a, així com invitacions a esdeveniments de contingut cultural o a espectacles públics per raó del càrrec o funció que es mantingui.

En el cas que qualsevol empleat/da o membre dels òrgans de govern rebi algun regal no exclòs d’acord amb els criteris exposats, s’haurà de retornar a la persona que l’hagi enviat o, si no és possible, s’haurà de lliurar a una entitat sense ànim de lucre o sortejar entre el personal.

2. Cap empleat/da, funcionari/ària o membre dels òrgans de govern pot beneficiar-se, en compres realitzades a proveïdors, de descomptes o condicions avantatjoses que excedeixin les condicions generals que s’apliquen de forma generalitzada al personal de la Universitat mitjançant un conveni.

Sistemes de gestió i control interns

Els sistemes de gestió i control de la Universitat han de comprendre, com a mínim:

a) Unes bases d’execució del pressupost aprovades anualment pel Consell de Govern i el Consell Social, sota revisió anual.

b) Una correcta separació de funcions amb:

la introducció d’assentaments comptables de compromís i obligació amb posterior autorització per una persona diferent de la responsable del crèdit, dues signatures per a la mateixa funció pel que fa a les sortides de fons de tresoreria, de persones diferents de les que fan la funció comptable indicades en el punt a, una oficina de contractació diferenciada i independent dels òrgans promotors o gestors dels contractes, una oficina de coordinació, suport i seguiment diferenciada i independent dels òrgans promotors o gestors de subvencions.

c) Un control intern de primer nivell (òrgans gestors centralitzats i descentralitzats), amb:

procediments escrits

- formularis llistes de control

d) Uns controls interns de segon nivell per mitjà de:

controls previs i a posteriori de la unitat d’Economia una auditoria amb periodicitat anual

e) Un sistema informàtic de control comptable intern que permeti que totes les transaccions siguin recollides i reflectides adequadament amb precisió i amb detall raonable en els llibres i registres comptables. Els gestors econòmics han de vetllar perquè no contingui registres o declaracions falses o enganyoses, com ara registrar una despesa per regals o atencions com un concepte diferent de la seua naturalesa, i han de mantenir documentació precisa, adequada i raonablement detallada per donar suport a totes les transaccions, amb conservació dels documents d’acord amb la política de gestió documental.

f) L’avaluació continuada del risc de frau, per àmbits d’actuació, per la Comissió Antifrau de la Universitat de Lleida, així com les pautes d’orientació per detectar i pal·liar els riscos de frau i corrupció.

C. MESURES DE DETECCIÓ

Indicadors de frau

Són indicadors d’advertència que es pot estar duent a terme una activitat fraudulenta, contra la qual es requereix una reacció immediata per comprovar si és necessària alguna acció.

Existeixen publicacions d’organismes diversos, com l’OLAF (Oficina Europea de Lluita contra el Frau de la Comissió Europea), que s’han de llegir atentament, el contingut de les quals s’ha de divulgar entre tot el personal en condicions de detectar aquest comportament.

Entre d’altres:

1. Nota informativa sobre indicadors de frau al FEDER, FSE i CF

2. OLAF Compendi de casos anonimitzats – Accions estructurals

3. Guia pràctica OLAF sobre conflicte d’interessos

4. Guia pràctica OLAF sobre documents falsificats

Mecanismes de notificació i denúncia

Aquests mecanismes faciliten la notificació tant de presumpte frau com de debilitats en el control que puguin augmentar la vulnerabilitat de la Universitat al frau.

Es garanteix que el personal:

a) estarà format i informat per entendre en quines situacions ha de comunicar un presumpte comportament fraudulent o exercir el control;

b) rebrà resposta a la denúncia de les seues sospites;

c) farà les notificacions de forma confidencial i que la Universitat no tolerarà cap tipus de represàlia contra el personal que comuniqui les seues sospites.

Les denúncies s’han de fer a la Comissió Antifrau de la Universitat de Lleida, mitjançant un correu electrònic enviat a l’adreça creada a aquest efecte, aportant la documentació que es consideri escaient que suporti, a criteri de la persona denunciant, la sospita de frau.

La persona denunciant ha de ser protegida, d’acord amb les següents mesures:

De confidencialitat

En totes les comunicacions, actuacions, sol·licituds de documentació i informes que es derivin de la denúncia s’han d’ometre les dades relatives a la identitat de qui denuncia.

Contra la repressió

1. Laboral, com acomiadament, degradació o canvis laborals.

2. Personal, com danys reputacionals o econòmics.

3. Contractual, com ara la resolució anticipada o la cancel·lació de contractes.

4. Administrativa, com ara la cancel·lació d’un permís o autorització.

5. Mèdica, com ara derivacions mèdiques o psiquiàtriques.

De suport

1. Informació i assessorament independents de caràcter general.

2. Assistència efectiva de les autoritats competents contra represàlies.

3. Assistència jurídica en procediments penals i procediments civils.

4. Assistència i suport econòmic als denunciants, incloent-hi el suport psicològic.

De protecció contra la repressió

D. INVESTIGACIÓ, CORRECCIÓ I ACTUACIÓ JUDICIAL

Recuperació d’imports indegudament percebuts i acció penal

La Universitat procurarà la recuperació de les quantitats indegudament rebudes per les persones beneficiàries d’ajuts, o adjudicatàries de contractes, utilitzats de manera fraudulenta. Aquests processos també han de ser clars en els casos en què s’han de seguir procediments civils o penals.

Seguiment

Davant d’un cas de frau, o sospita fundada de frau, s’han de suspendre els procediments i s’ha de notificar a la Comissió Antifrau perquè l’investigui.

Conclosa la investigació, s’ha de dur a terme la revisió de qualsevol procés, procediment o control relacionat amb un frau potencial o provat, revisió que ha de donar lloc a conclusions clares sobre les debilitats identificades, amb accions clares, responsables i terminis rigorosos. Això hauria de ser tingut en compte per l’autoavaluació periòdica.

S’ha de garantir la plena cooperació amb les autoritats responsables de la investigació i l’aplicació de la llei i amb les autoritats judicials, en particular pel que fa al manteniment dels arxius en un lloc segur i les garanties del seu trasllat en cas de canvis de personal.

Mecanismes de notificació

Els casos de frau identificats per la Comissió Antifrau s’han d‘elevar al rector o rectora perquè els comuniqui immediatament al Servei Nacional de Coordinació Antifrau i a l’Oficina Antifrau de Catalunya.

E. LA COMISSIÓ ANTIFRAU

Es crea un òrgan tècnic independent que assumeix com a funcions específiques la prevenció, detecció i correcció del frau en tots els processos dels quals és responsable la Universitat i, si escau, la proposta d’adopció de les mesures cautelars i correctores procedents.

La Comissió està formada pel secretari o secretària general, o la persona en qui delegui, que n’exerceix la presidència; el president o presidenta del Consell Social, o el membre en qui delegui; el gerent o gerenta, i el cap o la cap de Servei d’Economia. Hi poden assistir, quan siguin convidats, el cap o la cap de l’Assessoria Jurídica, el cap o la cap de Servei de Personal o qualsevol altra persona de la Universitat que pugui aportar informació.

Els membres de la Comissió en les quals es produeixin una o més de les circumstàncies següents s’han d’abstenir d’intervenir en el procediment i ho han de comunicar al rector o rectora, d’acord amb l’article 23 de la Llei 40/2015, de règim jurídic del sector públic, quan:

a) Tinguin un interès personal en el cas en qüestió.

b) Tinguin un vincle de parentiu de consanguinitat fins al quart grau o d’afinitat fins al segon grau amb qualsevol de les persones interessades.

c) Tinguin una amistat íntima o enemistat manifesta amb qualsevol de les persones interessades.

d) Hagin intervingut com a pèrits o com a testimonis en el procediment en qüestió.

e) Hagin tingut en els últims dos anys una relació de servei amb una persona física o jurídica directament interessada en la matèria.

Qualsevol persona interessada pot exercir la recusació d’un membre en qualsevol moment del procediment, d’acord amb l’article 24 de la Llei 40/2015, de règim jurídic del sector públic.

Són funcions de la Comissió:

a) Elaborar el mapa de riscos de frau de la Universitat, que s’ha de revisar anualment, i elaborar una memòria anual que el contingui com a annex, que s’ha de remetre al Consell de Govern com a molt tard per primera vegada en el termini d’un any des de l’aprovació d’aquest document de política antifrau, i dins dels sis primers mesos de cada any.

b) Impulsar campanyes de formació i sensibilització sobre les conseqüències del frau.

c) Realitzar una autoavaluació anual del risc de frau.

d) Proposar als òrgans de govern de la Universitat les mesures que s’indiquin com a conseqüència del resultat de l’autoavaluació anual.

e) Tramitar els procediments d’investigació de frau, a instància de denúncia o d’ofici en cas de sospita de frau.

Els procediments d’investigació comprenen:

a) L’anàlisi per determinar l’admissió a tràmit de la sospita de frau.

b) En cas de no admissió, la notificació motivada a la persona denunciant, que pot recórrer la decisió davant del rector o rectora.

c) En cas d’admissió, la Comissió ha de requerir informació a l’òrgan, unitat i persones afectades i possibles testimonis i tercers d’interès pels fets denunciats, ha de fer entrevistes, amb l’assessorament intern i extern que estimi oportú, i ha d’emetre un informe al més aviat possible, com a màxim en el termini de tres mesos des de la recepció de la denúncia o l’inici del procediment d’ofici, prorrogable de forma motivada per dos mesos. L’informe s’ha d’elevar al rector o rectora, juntament amb el detall de les actuacions realitzades.

d) El rector o rectora, en vista de l’informe, ha de donar trasllat del resultat de la investigació a la persona denunciant i, si escau, quan l’expedient no sigui objecte d’arxivament, al Servei Nacional de Coordinació Antifrau i a l’Oficina Antifrau de Catalunya.

En totes les comunicacions, actuacions, sol·licituds de documentació i informes s’han d’ometre les dades relatives a la identitat de la persona denunciant.

F. REVISIÓ DE LA POLÍTICA ANTIFRAU

La Comissió Antifrau ha de revisar aquest document com a mínim cada dos anys, i hi ha de proposar les modificacions que estimi oportunes.

Annex. MODEL DE DECLARACIÓ SOBRE LA POLÍTICA ANTIFRAU

Aplicable als adjudicataris de contractes no menors i d’ajuts i subvencions d’import superior a 15.000 euros.

[Denominació del contracte o de l’ajut]

La persona sotasignada, [nom i cognoms], [càrrec / com a representant de la persona adjudicatària del contracte o de l’ajut que consta en el document], sota la meua responsabilitat DECLARO:

1. Que he rebut, llegit i entès el Pla de mesures antifrau de la Universitat de Lleida, i que entenc que tinc l’obligació, personalment i qui represento, de complir les conductes i normes establertes en la política antifrau, i que em comprometo a comportar-me d’acord amb elles.

2. Que en els últims dotze mesos no he incomplert –ni soc conscient de l’incompliment–, personalment ni qui represento, el que estableix el Pla de mesures antifrau de la Universitat de Lleida dins del meu àmbit de responsabilitat, llevat de les sospites d’incompliment ja comunicades prèviament a la Universitat, si n’hi ha hagut.

d de 20_

(Lloc i data)

Signatura

[Nom i cognoms]

[càrrec]

[Empresa, si s’escau]