NORMATIVA DE REGULACIÓ DE LA CONVOCATÒRIA DELS ÒRGANS COL·LEGIATS DE LA UNIVERSITAT DE LLEIDA PER VIA ELECTRÒNICA
(Aprovada per acord núm. 209/2008 del Consell de Govern de 21 d’octubre de 2008)
Preàmbul
La importància creixent de les tecnologies de la informació y de les comunicacions en la nostra societat fan que les Administracions Públiques no en puguin quedar al marge en el seu funcionament ordinari. És per això que la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, ha obert la porta a que les Administracions Públiques facin servir el mitjans i sistemes electrònics en les seves relacions tant d’ordre intern com extern. En efecte, malgrat el seu nom, la Llei no es limita a fixar el marc regulador de les comunicacions electròniques entre els ciutadans i l’Administració, sinó que, en bona lògica, té també la voluntat d’estendre una mesura de millora i eficiència com aquesta al funcionament intern de les Administracions Públiques, en totes les actuacions que ho permetin.
En aquest context, és on s’inscriu la present normativa de la Universitat de Lleida, ja que, d’una banda, se centra en l’àmbit de les relacions purament internes de l’Administració, d’altra banda, perquè s’adreça expressament als òrgans col·legiats que, dins l’Administració Pública, són dels que gaudeixen d’un marge més ampli d’autorregulació en el seu funcionament.
El propòsit principal de la normativa és que el trànsit de les convocatòries dels òrgans col·legiats de la nostra Universitat en el tradicional suport paper a les fetes en l’innovador suport electrònic es faci de la manera més senzilla i el més semblant possible al actual sistema de convocatòries basat en el paper. Per això, d’acord amb la Llei, la normativa es limita a demanar que, per a ser vàlides, les convocatòries es posin a disposició del destinatari per via electrònica, fent servir sempre les adreces de correu de la Universitat de Lleida, donat que totes les persones de la nostra comunitat universitària en disposen d’una i que, d’aquesta forma, és molt més fàcil comprovar, en cas de controvèrsia, l’efectivitat de la transmissió i recepció de la comunicació. Igualment d’acord amb la Llei, un altre punt cabdal de la normativa és la voluntarietat en l’acceptació de les notificacions de les convocatòries per via electrònica, cosa que obliga a garantir la continuïtat del sistema actual de convocatòries en suport paper per a totes les persones que, en qualsevol moment, ho demanin per escrit a la persona convocant de l’òrgan col·legiat. En una fase de transició en el mitjà de notificació de les convocatòries com la que s’obrirà amb l’aprovació d’aquesta normativa, sembla també adequat establir, com a garantia suplementària, la necessitat de registrar una còpia en suport paper de la convocatòria del òrgan col·legiat en el Registre de la Universitat de Lleida.
En definitiva, la normativa que es presenta suposa el punt de partida en la incorporació de les tecnologies de la informació y de les comunicacions en l’operativitat interna de la Universitat de Lleida. Com a primer pas que és, cal fer-lo amb cautela, tractant en tot moment que la implementació d’una mesura que ha de facilitar i agilitar el funcionament dels òrgans col·legiats de la Universitat de Lleida no vagi en detriment de la necessària protecció dels drets de les persones que en són membres.
Títol I
Disposicions generals
Article 1. Objecte
Aquesta normativa té l’objecte de regular el procediment i les garanties que s’han d’establir per tal que les convocatòries dels òrgans col·legiats de la Universitat de Lleida puguin fer-se per via electrònica.
Article 2. Àmbit d’aplicació
La regulació abasta els aspectes de les convocatòries dels òrgans col·legiats de la Universitat de Lleida que cal tenir en compte a l’hora de substituir les convocatòries en suport paper per les fetes per via electrònica.
Article 3. Àmbit subjectiu
Els subjectes afectats per aquesta normativa són els òrgans col·legiats, tant d’àmbit general com d’àmbit particular, de la Universitat de Lleida, i totes les persones que en són membres.
Títol II. Procediment de la convocatòria
Article 4 Transmissió de la convocatòria
Amb l’antelació prevista legalment, la notificació de la convocatòria dels òrgans col·legiats de la Universitat de Lleida s’haurà de posar a disposició dels destinataris per via electrònica.
Article 5. Origen i destinació de la convocatòria
Les convocatòries hauran de partir sempre d’una adreça electrònica de la Universitat de Lleida i només podran ser dirigides a adreces electròniques de la Universitat de Lleida.
Article 6. Acreditació de la notificació de la convocatòria
S’entendrà que la convocatòria ha estat notificada vàlidament quan la mateixa s’hagi posat, per via electrònica, a disposició del destinatari.
Títol III. Garanties
Article 7. Voluntarietat en la recepció electrònica de les convocatòries
La convocatòria dels òrgans col·legiats de la Universitat de Lleida per via electrònica sols serà possible amb el consentiment del destinatari. Mentre aquest no indiqui el contrari, tal com preveu l’article següent, s’entendrà que accepta la notificació de la convocatòria per via electrònica.
Article 8. Dret a rebre les convocatòries en suport paper
A fi de garantir la voluntarietat en l’acceptació de les convocatòries per via electrònica dels òrgans col·legiats de la Universitat de Lleida, les persones integrants dels mateixos podran, en tot moment, demanar per escrit que les convocatòries se’ls remetin en suport paper.
Article 9. Registre de la convocatòria en suport paper
En tot cas, caldrà que una còpia de la convocatòria es faci en suport paper i es registri en qualsevol de les oficines del Registre de la Universitat de Lleida.
Títol IV Disposicions finals
Article 10. Efectivitat del sistema de convocatòria electrònica
L’efectivitat en l’adopció del nou sistema de convocatòria restarà supeditada a que cada òrgan col·legiat prengui l’acord de substituir les convocatòries en suport paper per les fetes per via electrònica. Aquest acord s’haurà de comunicar a tots els membres de l’òrgan col·legiat per tal que en el seu cas es pugui demanar la remissió de la convocatòria en paper.
Article 11. Normativa complementària
En tota la resta de requisits, la convocatòria dels òrgans col·legiats de la Universitat de Lleida es regirà pel que estableix la legislació administrativa vigent.
Article 12. Entrada en vigor
Aquesta normativa entrarà en vigor l’endemà de la seva aprovació pel Consell de Govern.